Making Appointment & Reservation by Phone

Pada kesempatan kali ini kita akan mempelajari Bagaimana cara membuat janji temu melalui telepon dalam Bahasa Inggris
‘HOW TO MAKE APPOINTMENT BY PHONE’ 

Dan inilah yang akan kita pelajari saat ini:

1. Bagaimana cara menelpon dan menerima telepon dalam membuat perjanjian dengan bahasa Inggris
2. Menyimak dan menirukan percakapan untuk menelpon dan menerima telepon dalam membuat perjanjian
3. Berlatih bermain peran menelpon dan menerima telepon dalam membuat perjanjian

Okay are you ready? Lets start it now.

Sahabat Rumah Belajar, Have you ever made a phone call? Off Course, I’m sure you have made phone calls several times. Telephone has become familiar among us. Mobile phones have become part of our live.

Sahabat Rumah Belajar, Have you ever made an appointment? To meet a friend maybe. To see a dentist perhaps.

Pengertian 'Appointment' dan Fungsinya

Apa pentingnya membuat janji? Apalagi dalam bahasa Inggris?

Sahabat Rumah Belajar, era sekarang adalah era global dimana kegiatan bisa berskala mendunia. Kita bisa berhubungan dengan siapa saja dari seluruh penjuru dunia. Dan bahasa Inggris adalah salah satu alat komunikasinya. Misalnya:

Bisa saja terjadi di situasi membuat janji dalam hal urusan bisnis
Membuat janji untuk membahas beasiswa luar negeri dengan pihak universitas
Membuat janji bertemu dengan dokter atau tenaga medis saat kita memerlukan

Telepon merupakan salah satu media yang dapat kita gunakan. Dengan menelpon terlbih dahulu, kita dapat memastikan kapan dan dimana janji temu itu dapat terlaksana.

Kata Appointment dalam bahasa Indonesia bisa diartikan ‘janji’ – make appointment berarti membuat janji. Mengatur janji bertemu seseorang pada waktu dan tempat tertentu. Sinonim kata appoinment adalah : meeting, engagement, atau arrangement

ap•point•ment
/əˈpointmənt/

(noun)
an arrangement to meet someone at a particular time and place.
- For business
- See the doctor or dentist
Example: "The customer made an appointment with my receptionist"
synonyms: meeting, engagement, interview, arrangement;

Agar suatu saat nanti Sahabat Rumah Belajar tidak mengalami kesulitan,
ayo kita sekarang pelajari bagaimana cara menelpon dan menerima telepon dalaam bahasa Inggris untuk membuat perjanjian.

Dialog Singkat Reservation Hotel 

Jika anda hendak menjadi seorang resepsionis hotel maka memiliki kemampuan berbahasa inggris yang aktif adalah sebuah keharusan karena akan banyak tamu hotel yang datang dari luar negeri sehingga harus bisa berbicara dalam bahasa inggris (speaking).

Berikut ini adalah dialog singkat reservation hotel dengan menggunakan bahasa inggris yang bisa anda pelajari:

Inggris	Indonesia
Good after noon, sir.	Selamat sore, tuan.
Good after noon, madam. May I help you?	Selamat sore nyonya. Bisakah saya menolong anda?
I want a room sir. Can you spare a room for me?	Saya ingin satu kamar. Bisakah anda sediakan buat saya?
Oh, certainly. Madam.	Oh  tentu nyonya.
How much is it for one night?	Berapa ogkosnya untuk satu malam?
four hundred thousand rupiahs for one night.	Semalamnya empat ratus ribu rupiah.
Is it single or double bed-room sir?	Apakah itu satu tempat tidur atau dua temapt tidur?
A single bed-room.	Satu tempat tidur.
Okay, I reserve one room.	baiklah, saya pesan satu kamar.
What is my room number?	Nomor berapa kamar saya?
Your room number is sixty, madam.	Nomor kamar anda No 60, nyonya.
Okey, terimakasih.	Baiklah, terimakasih.

Pada kolom di atas adalah dialog seorang resepsionis hotel ketika sedang menerima tamu. Silahkan anda kembangkan lag dialog tersebut sehingga menjadi dialog yang panjang.

Cara Membuat Janji Melalui Telepon

1. Greet politely  and Introduce yourself

Sapalah lawan bicara kita dengan cara berbicara yang ramah dan sopan.  Kata yang umum digunakan saat menyapa lewat telepon misalnya : 'Hello '
Saat kita menelpon sebuah kantor atau klinik dokter, kita menggunakan bahasa yang lebih formal. Biasanya yang menerima telpon kita adalah sekertaris atau resepsionis. Maka setelah menyapa perkenalkan siapa diri dan mengapa anda menelpon.
Contohnya seperti berikut :

Good morning.
This is Rose calling. I’d like to make an appointment to see Mr. John.

Beberapa resepsionis kantor mungkin akan menanyakan alasan lebih lanjut untuk keperluan anda membuat janji temu. Sahabat Rumah Belajar mungkin akan mendengar pertanyaan seperti berikut :

• Can you tell me what’s its about?
• Can you tell me what it’s regarding?
• Sahabat dapat menjawab dengan alasan yang ringkas dan jelas. Misalnya:
• Yes, it’s about the new marketing strategy.
• Yes, it’s about the advertising campaign

Jika Sahabat dijawab langsung oleh orang yang bersangkutan, bukan lewat resepsionis, Sahabat dapat langsung mengungkapnya sebagai berikut:

Hi / Hello/ Good afternoon. It’s Rose. Can we meet to talk about ....

2. Suggest the time and place

Jika yang menjawab telpon anda adalah lewat resepsionis. Sahabat akan mendengar frase seperti :

• Ok. Let me take a look in his diary.
• I can fit you in next Friday.
• I can fit you in tomorrow evening.
• Oh. His diary in full until next Monday.
• I can’t fit you in until next Friday.

Dan Sahabat dapat menjawab seperti ini:
Reply:
Agreeing on a date

• "Yes, Thursday is fine."
• "Thursday suits me."
• "Thursday would be perfect."
• "That suits me well."
• "That’s fine. What sort of time?"

Suggesting a different date

• "I'm afraid I can't on the 3rd. What about the 6th?"
• "I'm sorry, I won't be able to make it on Monday. Could we meet on Tuesday instead?"
• "Ah, Wednesday is going to be a little difficult. I'd much prefer Friday, if that's alright with you."
• "I really don't think I can on the 17th. Can we meet up on the 19th?"

Jika Sahabat berbicara langsung dengan orang yang bersangkutan, Orang tersebut bisa menanyakan :
Sure! When suits you?
Sure! When would you like to meet?

Dan inilah beberapa ungkapan untuk membuat saran. Suggest the time or the place:
Making suggestions

• What about next Monday? At your office?
• How about next Monday?
• How does next Monday sound?
• Are you available next Monday?
• Would you be available next Monday?
• Would Monday morning suit you?
• Would Monday morning be convinient?

Sahabat Rumah belajar, langkah selanjutnya saat bertelepon untuk membuat janji adalah ‘Check and Confirm’ .

3. Check and confirm

Sebelum mengakhiri telpon, Sahabat sebaiknya mengecek ulang tentang janji yang telah disepakati dan memastikannya. Tujuannya agar kedua belah pihak merasa pasti dan mengingat tanggal dan janji temu yang telah ditetapkan.

Frasa yang sering digunakan adalah :
Ok. So that’s Monday at 4 pm.
Shall we meet in the boardroom?
Shall I come to your office?
Thanks see you then.